exel
آموزش exel :
( بنا به درخواست آقای کسری عارفی )
منبع : www.moalemrc.com
۱- معرفی جزییات اکسل
تعریف اکسل
به برنامه Excel صفحه گسترده یا Spread Sheet گفته می شود.
صفحه گسترده ها برنامه هایی هستند که دارای چند صفحه Sheet می باشند و هر صفحه از خانه های زیادی به شکل جدول ساخته می شود و این خانه ها سطرها و ستون هایی را بوجود می آورند، که سطرها با عدد نام گذاری می شوند و ستون ها با حروف انگلیسی.
اکسل به کمک این جدول ها (خانه ها) به شما توانایی انجام کلیه عملیات های ریاضی و آماری را می دهد.
اجرای برنامه Excel
برای اجرای برنامه Excel: ازمنوی Start فهرست Programs گزینه Microsoft Excel را کلیک می کنیم و بعد از اجرای برنامه محیط زیر آشکار خواهد شد.
برنامه Excel هم مانند دیگر برنامه های بسته نرم افزاری Office دارای نوار عنوان، نوار منو، نوار استاندارد، نوار قالب بندی و نوار های دیگر که پنهان هستند، می باشد. که این نوارها جهت استفاده راحتر و سریعتر از نرم افزار Excel مورد استفاده قرار می گیرد.
کاربرگ (Work sheet)
هر یک از صفحات اکسل را یک کاربرگ می گویند.
کتاب کاربرگها (Work book)
به هر فایل اکسل که می تواند شامل یک یا چندین کاربرگ(صفحه) باشد و صفحات به شکل یک دفترچه پشت سر هم قرار می گیرند، Work book می گویند.
سطر (ROW)
به هر ردیف از خانه های هر کاربرگ یک سطر می گویند که با عدد نام گذاری میشود. مثلا سطر 115
ستون (Col)
به هر ستون از خانه های هر کاربرگ یک ستون یا Col می گویند که با حروف لاتین نام گذاری شده است و به علت تعداد زیاد ستون ها و کم بودن تعداد حروف از حروف به صورت ترکیبی استفاده می شود. مثلا (A...Z, AA...AZ, BA...BZ, ... ,IA...IV)
خانه یا سلول (Cell)
به هر خانه از هر کاربرگ یک سلول (Cell) می گویند. در واقع سلول ها همان مکان های ورود اطلاعات هستند.
۲- شروع به کار با اکسل
آدرس سلول
هرسلول دارای آدرسی است که بادادن آدرس به آن سلول می رسیم. آدرس هرسلول از ترکیب حرف ستون یعنی A تا Z و شماره سطریعنی 1 تا n تشکیل شده است.
( آخرین ستون IV و آخرین سطر 65536)
برای فهم بهتر سلول به آدرس C4 یعنی سلولی که در ستون C و سطر 4 قرار دراد و یا سلول M7 یعنی سلول یا خانه ای که در ستون M و سطر 7 قرار دارد در تصویر زیر توجه کنید.
سلول فعال
به سلولی که دور آن کادر سیاه پررنگ کشیده شده سلول فعال گفته می شود و در هنگام باز شدن سلول فعال A1 می باشد.
حرکت بین سلولها
با استفاده از کلیدهای جهت نما می توانیم بین خانه ها حرکت کنیم و با زدن کلید Enter به خانه ی پایین خانه ی فعال برسیم.
کلید Page down , Page up: سلول فعال را به اندازه یک صفحه بالا و پایین می برد.
کلید Alt+ Page up , Page down:سلول فعال را به اندازه عرض جدول به چپ و راست می برد.
نکته 1: رفتن به سلول با ماوس و کلیک کردن در سلول مربوطه امکان پذیر است.
نکته 2: بعلت تعداد زیاد سطرها و ستون ها برای حرکت سریع بین سطرها و ستون ها با ماوس از نوار لغزش (Scroll Bar) به همراه کلید Ctrl استفاده کنید.
وارد کردن اطلاعات در سلولها
در سلولهای کاربرگ می توانیم اعداد و یا ترکیبی از حرف و عدد را وارد کنیم، بنابراین ابتدا سلول را انتخاب کرده و سپس از طریق صفحه کلید شروع به ورود اطلاعات می کنیم.
توجه کنید بسته به ورود اطلاعات لاتین از چپ تراز و فارسی از راست تراز صورت می گیرد.
نکته : هر سلول قالب بندی خاص خود را دارد. یعنی برای هر سلول می توان یک نوع قالب بندی انجام داد.
اگر اطلاعات ورودی شما زیادتر از عرض یک سلول باشد به نظر می رسد که ادامه ورودی شما در سلول بعدی وارد می شود اما این فقط ظاهری است و در واقع ورودی متعلق به آن سلول است.
مثال: در سلول A5 نام و نام خانوادگی را تایپ کنید.
برای ورود اعداد هم ابتدا سلول فعال شود و بعد شروع به تایپ عدد مورد نظر کنید.
به چند نکته زیر توجه نمایید:
نکته : برای نمایش اعداد منفی آنها را در (میان پرانتز بگذارید) و یا (پشت عدد علامت بگذارید) و برای ممیز از (نقطه) استفاده کنید.
نکته : می توانید (در سلولها تاریخ از نوع میلادی) را نیز وارد کنید که همانند سلول عددی رفتار خواهد شد.
تمرین: در سلولهای A5, A6, A7, A8 به ترتیب ,a1327, 3. 78, 2004- 06- 06 و علی را وارد کنید.
۳- ورود اطلاعات در سلول ها
ورود اطلاعات تکراری یا شبیه هم
یکی از امکانات اکسل برای ورود داده های تکراری Auto compelet یا کامل کردن خودکار است، اگر در یکی از سلولها اطلاعاتی قرار گیرد و در سلول دیگر پایین تر همان اطلاعات تایپ شود Excel به طور اتوماتیک آن اطلاعات را در خانه وارد می کند که در صورت صلاح دید شما دیگر به تایپ ادامه نداده و همان اطلاعات را قبول می کند.
تمرین: در سلولهای B1, B2, B3 به ترتیب محمد - علی رضا - علی را وارد کنید .
حال اگر در خانه B3 حرف ع یا م وارد شود محمد یا علی به طور اتوماتیک خانه را پر می کند و در این صورت شما می توانید از ادامه دادن تایپ خوداری کنید و با زدن کلید Enter مقدار نمایش داده شده را تایید کنید.
نکته: از طریق راست کلیک بر روی سلول و انتخاب گزینه Pick form list هم می توانید از لیست پیشنهادی انتخاب را انجام دهید.
ویرایش محتویات سلولها
1. اگر می خواهید داده های جدید را در سلولی که مقدار دارد وارد کنید ابتدا سلول را فعال کرده و سپس شروع به تایپ کنید بنابراین اطلاعات قبلی پاک شده و اطلاعات جدید در سلول نوشته می شود.
2. اگر می خواهید اطلاعات سلول را اصلاح کنید روی آن سلول دوبار کلیک کرده تا سلول در حالت ویرایش یا اصلاح قرار گیرد، یا با فشار دادن ( کلید F2 ).
دادن توضیحات درباره یک سلول( Comment )
اگر خواسته باشیم یک سلول دارای توضیحاتی جهت فهم بیشتر باشد می توانیم برای آن سلول توضیحات ( Comment ) قرار دهیم برای این منظور ابتدا سلول را فعال کرده و از منوی Insert گزینه Comment را انتخاب کرده و در کادر ظاهر شده توضیحات را می نویسیم.
نکته: برای از بین بردن Comment و یا حتی ایجاد آن بر روی سلول راست کلیک نموده و از منوی ایجاد شده گزینه ایجاد و حذف و نمایش توضیحات Comment قابل دسترسی است.
ذخیره کردن کتاب کاربرگ ها
برای ذخیره کردن کتاب کاربرگها هم مانند نرم افزارهای دیگر از منوی File گزینه Save را انتخاب کرده و یا از نوار استاندارد شکل دیسکت را کلیک کنید بنابراین به کادر محاوره ای ذخیره می رسید و نسبت به ذخیره کردن فایل با دادن آدرس ( درایو - پوشه - نام فایل ) اقدام می کنید و دکمه Save را کلیک نمایید. ( در قسمت Option امکان رمز گذاری برای محافظت از اطلاعات نیز وجود دارد ).
نکته: پیش فرض نام فایل در اکسل Book n می باشد که n عدد 1 و ... است.
نکته: پسوند فایل ذخیره شده در اکسل XLS است و اگر پوشه ای برای آن در نظر گرفته نشود در پوشه My Document ذخیره می کند.
باز کردن کتاب کاربرگ های موجود
برای باز کردن کتاب کاربرگها باز هم مانند نرم افزارهای دیگر از منوی File گزینه Open را انتخاب کنید و آدرس ( درایو - پوشه - فایل ) را تعیین کرده و دکمه Open را کلیک کنید
۴- انتخاب سلولها
انتخاب یک سطر و یک ستون
برای انتخاب سطر، بر روی عدد سطر کلیک نمائید و برای انتخاب ستون بر روی حرف ستون کلیک کنید.
برای انتخاب یک سطر توسط صفحه کلید از کلیدهای Shift + Spacebar و برای انتخاب یک ستون از کلید های Ctrl + Spacebar استفاده کنید.
انتخاب سلولهای هم جوار( کنار هم )
برای انتخاب سلولهای هم جوار به حالت Drag از سلول اول تا سلول مورد نظر را می کشیم تا رنگ سلولها عوض شود. به سلولهای انتخاب شده منطقه یا Range گفته می شود.
نکته: روی خانه بی نام، بین خانه های عنوان سطر و ستون برای انتخاب کل کاربرگ کلیک کنید. و یا از کلید های Ctrl + Shift + Spacebar استفاده کنید.
( Ctrl + Shift + Spacebar )
انتخاب یک منطقه به روش آدرس دهی
با استفاده از آدرس می توانید منطقه مورد نظر را انتخاب و بعد مدیریت کنید بنابراین آدرس را در کادر زیر نوار فرمت در سمت چپ تایپ کنید آدرس دهی برای نوشتن فرمولها دارای اهمیت می باشد.
1. اگر منطقه به شکل یک ستون تکی باشد نشانی بالاترین سلول و بعد علامت دو نقطه ( : ) بخوانید کلون و سپس نشانی پایین ترین سلول.
مثال: A1: A10 ( از سلول A1 تا سلول A10 انتخاب می شود. )
2. اگر منطقه چند سطر و ستونی باشد ابتدا نشانی اولین سلول گوشه چپ و بالا، سپس علامت : و در ادامه نشانی سلول گوشه راست و پایین را وارد کنید .
مثال: A1 : C 5 ( از سلول A1 تا سلول C5 انتخاب می شود).
3. نشانی منطقه پراکنده را سمی کلون ( ; ) از هم جدا می کند.
مثال: A1 : C5 ; F2 : F5
نکته: برای انتخاب یک منطقه با استفاده از صفحه کلید، کلید Shift را پایین نگهدارید و با کلید های جهت دار منطقه مورد نظر را انتخاب نمایید.
نکته: برای انتخاب مناطق پراکنده از کلید Ctrl و Shift استفاده نمایید.
۵- حذف و ویرایش محتویات از سلولها
وارد کردن اطلاعات در منطقه انتخاب شده
وقتی یک منطقه انتخاب می شود می توانیم داده ها را با سرعت بیشتر و با فشار کلید Enter در منطقه وارد کنیم در این حالت اگر به انتهای ستون هر منطقه برسیم بقیه مطالب به ستون بعد انتقال می یابد و همین امر باعث سرعت در ورود داده ها خواهد شد.
تمرین: در منطقه A3 تا D6 اعداد 1 تا 12 را وارد کنید.
نکته: کلیدهای ترکیبی Ctrl+D , Ctrl+R به ترتیب باعث پر کردن خانه فعال با مقدار سمت چپ و خانه بالایی می شود.
بسط دادن سلول با محتویات داخل آن سلول
اگر خواسته باشیم داده های یک سلول را به سلولهای دیگر بسط دهیم ( اطلاعات یک سلول در سلولهای دیگر کپی می شود) ابتدا سلول را انتخاب کرده و با استفاده از ماوس گوشه سمت راست و پایین را گرفته ( هر گاه به حالت + تبدیل شد ) |Drag می کنیم.
تمرین: در سلول D2 کلمه Excel وراد کرده و با این روش این سلول را تا سلول D12 بسط دهید.
نکته: Excel در پر کردن منطقه با اعداد به صورت هوشمند عمل می کند و هنگام بسط خانه ها را با اعداد بعدی تکمیل می کند.
تمرین: در سلول A5 تا A15 اعداد 10 تا 20 را جای دهید.
تمرین: در سلول B5 تا B15 اعداد 10 تا 100 را با اختلاف 10 + جای دهید.
حذف داده های یک سلول یا سلولها
1. برای حذف داده های یک سلول ابتدا آنرا فعال کرده سپس دکمه Delete ویا دکمه Backspace را فشار دهید.
2. برای حذف داده های یک سطر یا یک ستون و یا یک منطقه ابتدا سطر یا ستون ویا منطقه را انتخاب کرده و سپس دکمه Delete را می زنیم.
حذف و اضافه سطر و یا ستون
ابتدا سطر یا ستون را انتخاب کرده و سپس راست کلیک نمائید و گزینه Delete را انتخاب می کنیم و برای درج هم همین مراحل را طی نموده و فقط به جای کلید Delete گزینه Insert را انتخاب می کنیم.
کپی، برش، چسباندن ( Paste , Cut , Copy )
دستور، Paste , Cut , Copy به شما اجازه می دهند داده های سلول را بدون نیاز به پاک کردن یا دوباره وارد کردن، کپی یا جا به جا نمائید.
دستور Cut ( برش ) ، Copy ( کپی ) اطلاعات سلول یا سلولها را به حافظه Clipboard منتقل می کند، تا بعد در جای دیگر از کاربرگ انتقال یا کپی شوند بنابراین در منبع سلول یا سلولها عمل کپی یا برش انجام داده و در مقصد عمل الصاق ( چسباندن ) را از راست کلیک و یا نوار استاندارد انتخاب می کنیم.
نکته: تمامی موارد مربوط به Cut , Copy , Paste در دوره قبل را می توانیم در اینجا داشته باشیم.
جستجو و جایگزینی
وقتی با کاربرگهای بزرگ کار می کنید معمولا برای پیدا کردن اطلاعاتی که با آنها کار می کنید و یا قصد تغییر آنها را دارید، به کمک نیاز خواهید داشت Excel به شما کمک می کند که با استفاده از گزینه Find هر عمل جستجو و گزینه Replace جایگزینی داده ها را در یک مرحله انجام دهید.
این کار همانند جستجو و جایگزینی اطلاعات در دوره می باشد.
امکان دسترسی به گزینه های Find و Replace در گزینه Edit فراهم شده است. کلید فوری برای رسیدن به این گزینه ها به ترتیب Ctrl+ h , Ctrl+f است.
بکارگیری Undo و Redo
این دو دستور در برنامه Excel به ما اجازه می دهند تا در صورت اشتباه، عمل قبل را بازگردانیم( حداکثر تا 16 دستور قبل را برای ما می آورد ).